Frais de transport des salariés : vélo et économies en déplacements pro

Depuis toujours, les frais liés aux déplacements domicile-travail occupent une place centrale dans les discussions entre salariés et employeurs. Entre véhicules personnels, transports en commun, ou encore modes alternatifs, tels que le vélo, les choix sont nombreux, mais tous n’ont pas le même impact financier. Grâce aux dispositifs tels que le forfait mobilités durables, par exemple, les salariés qui optent pour des moyens doux bénéficient d’aides concrètes. Mais dans quelles conditions, et avec quels avantages réels ?

Frais de transport privés et professionnels : quelle différence ?

Le saviez-vous ? Les sommes engagées par l'employeur pour les déplacements domicile‑travail ou professionnels peuvent être prises en charge. Selon le code général des impôts, les indemnités versées par l'employeur sont exonérées dans certaines limites.

Le forfait mobilité durable, créé par la loi, permet une exonération pour les trajets à vélo et en covoiturage.

Quelles sont les obligations et conditions pour les employeurs ?

L'employeur doit respecter certaines règles afin qu'il y ait une possibilité de prise en charge. Il doit notamment appliquer un accord ou une décision unilatérale fixant les modalités. À savoir, le montant annuel et la durée de l'exonération sont quant à eux fixés par décret.

En l'absence d'accord, l'employeur peut choisir de verser un forfait. Le salarié bénéficie alors d'une prise en charge obligatoire sur ses trajets domicile‑travail si le moyen choisi est le vélo.

Vélo et autres véhicules : quel coût ?

Pour le transport des salariés, il existe donc différentes solutions, mais laquelle est la plus rentable ? Voici un tableau comparatif pour vous aider à y voir plus clair.

Comparaison des coûts de transport pour les salariés
Transport Côut annuel salarié Avantage principal
Vélo (personnel et non en location) Très faible Moyen de transport économique et écologique, entretien limité
Vélo électrique Budget initial modéré, aides possibles Bonus employeur, plus rapide et confortable pour les déplacements
Voiture particulière Assurances, carburant, péages Plus rapide en zone rurale, mais plus chère
Transports publics Abonnement, tickets Pratiques, mais plus coûteux sur le long terme

Principes de location et indemnisation

L'un des moyens de transport les plus rentables en termes de coût, est le vélo, et pour cela, il est possible de passer par de la location à titre professionnel. Et, une indemnisation existe également, et le remboursement peut se faire dans deux cas principaux :

  • Si la location est effectuée par l'employeur, les frais sont directement pris en charge.
  • Si le salarié loue, l'employeur peut rembourser jusqu'à la limite du forfait mobilité durable.

Attention, le droit à indemnisation ne concerne que les frais réellement engagés.

Durée, délais et nombre de remboursements

Afin de bénéficier du dispositif, certains éléments sont indispensables :

  • L'accord doit préciser le nombre de remboursements et la durée, par exemple sur 12 mois.
  • Les délais de remboursement doivent être raisonnables. Généralement, ils sont mensuels ou trimestriels.
  • La fin de l'accord peut être fixée annuellement ou selon une période définie.

Quelles sont les étapes pour une mise en place ?

  • Étape 1 : l'employeur prend une décision ou conclut un accord.
  • Étape 2 : il informe les salariés du dispositif et des conditions de celui-ci.
  • Étape 3 : le salarié utilise le vélo pour ses déplacements domicile-travail ou professionnels et fournit les justificatifs nécessaires.
  • Étape 4 : l'employeur, dans les délais prévus, effectue le remboursement fixé.

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